Hội nghị truyền hình trực tuyến là việc thực hiện truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa 2 hoặc nhiều điểm kết nối thông qua đường mạng internet để truyền tải dữ liệu đến phòng họp. Cuộc họp trực tuyến diễn ra giữa 2 văn phòng khác nhau gọi là Point — to — Point hoặc từ 2 văn phòng trở lên gọi là Multi — Point, với số lượng phòng họp có thể từ 10 đến 20 người/ một phòng họp.
Những hệ thống hội nghị trực tuyến phần cứng chuyên dụng đều dùng các chuẩn quốc tế đã được phê chuẩn và thông qua. Các chuẩn cơ bản như sau:
- Chuẩn mã hóa: Giao thức H.264 (có một số phiên bản)
- Chuẩn giao tiếp: Giao thức H.323 chuẩn để các thiết bị hội nghị truyền hình kết nối với nhau một cách dễ dàng (hội nghị truyền hình trực tuyến phần mềm rất khó để kết nối nhau)
- Chuẩn trình chiếu nội dung: Giao thức H.239 dùng trình chiếu nội dung lên màn hình trong các trường hợp cần thuyết trình, đào tạo…
- Chuẩn âm thanh: G.711A, G.711U, G.722, G.722.1 (Siren 7), iLBC, Speex Wide… và một số chuẩn khác
Hệ thống hội nghị truyền hình cơ bản có một Camera, một Microphone và một bộ Codec. Hình ảnh từ Camera và âm thanh từ Microphone sẽ được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số và truyền tới địa điểm tiếp nhận thông qua bộ giải mã hay còn gọi là “đầu Codec”. Tại địa điểm tiếp nhận đó sẽ có một “đầu codec khác” nhận tín hiệu, sau đó giải mã và xuất hình ảnh và âm thanh ra màn hình và loa, đồng thời hình ảnh và âm thanh tại địa điểm tiếp nhận sẽ được gửi trở lại vị trí ban đầu.
Giải pháp hoạt động dựa trên công nghệ IP với sự hỗ trợ nhiều giao thức (H.320, H.323, SIP, SCCP) cho phép triển khai hệ thống hội nghị trực tuyến tiên tiến nhưng vẫn tận dụng được cơ sở hạ tầng có sẵn.
Ưu và nhược điểm của hệ thống
Ưu điểm
- Tăng năng suất hoạt động công việc một cách tối đa, giảm thiểu chi phí di chuyển, tiết kiệm được thời gian.
- Đảm bảo được nội dung liên lạc, chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ nét. Các bài thuyết trình, dữ liệu, video được chia sẻ đồng thời giữa các điểm cầu.
- Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến với những tính năng bảo mật vượt trội, ổn định và hoàn toàn lưu trữ được toàn bộ nội dung cuộc họp.
- Giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
- Phát triển và tăng cường các mối quan hệ của khách hàng và đối tác.
- Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến giúp doanh nghiệp tổ chức nhanh chóng các cuộc họp đúng thời gian. Giúp doanh nghiệp phản hồi thông tin tới đối tác, khách hàng chính xác và nhanh chóng.
Nhược điểm
- Chi phí đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khá cao.
- Phụ thuộc trực tiếp vào đường truyền mạng.
Các thiết bị tích hợp hệ thống
MCU
Thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) là một loại phần cứng hội nghị truyền hình có chức năng là cầu nối cho thiết bị đầu cuối tham gia vào một hệ thống hội nghị đa điểm.
MCU cho phép người dùng kiểm soát các chế độ hiển thị các thiết bị đầu cuối khác nhau.
- Tất cả người dùng được hiển thị trên màn hình chia nhỏ.
- Lựa chọn loa được hiển thị bằng giọng nói kích hoạt bằng giọng nói.
- Các điểm hội nghị cá nhân được hiển thị toàn màn hình và được chuyển đổi giữa một người điều tiết bằng tay.
- Hiển thị đồng thời 24 điểm .
- Có thể nâng cấp tối đa lên tới 200 điểm HD.
- Hỗ trợ tất cả các thiết bị chuẩn H.323/SIP
- Cho phép chia sẽ dữ liệu HD từ máy tính.
- Dễ dàng sử dụng và điều khiển thông qua giao diện web.
- Có thể cài trên smartphone, laptop/PC
Hệ thống phần mềm: Skype for business, google Hangout,..
Skype for business
- Người dùng có thể tạo nhóm thông qua tên miền
- Có nhiều chế độ thể hiện tình trạng hiện tại của người dùng: có sẵn, trong cuộc họp, không khả dụng hoặc ngoại tuyến.
- Dễ dàng chia sẻ tài liệu, người dùng có thể ghi lại các cuộc họp.
- Cuộc họp được mời dưới dạng Email thay thế.
- Chỉ cần kết nối internet là bạn có thể dùng bất cứ đâu, trên nhiều loại thiết bị khác nhau như: smart phone, laptop/PC,..
- Người dùng có thể kiểm soát màn hình của người tham gia hoặc chia sẻ màn hình của riêng họ trong khi hội nghị video đang diễn ra
Google Hangout
- Với nhiều tính năng tiện ích miễn phí hoặc phải trả phí tùy thuộc vào từng nhu cầu, từng loại tài khoản mà doanh nghiệp lựa chọn.
- Google Hangout tương thích đa nền tảng: laptop/PC, Smartphone.
- Chỉ cần kết nối internet, người dùng có thể họp hội nghị truyền hình mọi lúc mọi nơi.
Tùy thuộc vào từng nhu cầu, khả năng tài chính của doanh nghiệp để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất, tối ưu nhất. Thường thì hệ thống phần mềm sẽ có mức chi phí thấp hơn nhiều so với phần cứng. Chúng tối sẽ tư vấn những giải pháp tối ưu nhất, tiết kiệm nhất mà vẫn đạt được chất lượng mà doanh nghiệp mong muốn.
Những lĩnh vực ứng dụng hội nghị truyền hình trực tuyến
- Lĩnh vực kinh doanh: họp chiến lược kinh doanh của mỗi công ty, tranning nhân viên từ xa, hướng dẫn chỉ đạo công tác,…
- Lĩnh vực chính trị: họp chỉ đạo, họp chính trị,..
- Lĩnh vực giáo dục: tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo trực tuyến từ xa…
- Lĩnh vực y tế: với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa…
- Lĩnh vực nghệ thuật, điện ảnh: đào tạo những khóa học diễn viên ngắn hạn, hoặc đào tạo đạo diễn theo quốc tế,…
- Giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường có thể thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.
- Hội nghị truyền hình trực tuyến còn được ứng dụng rộng rãi trong những lĩnh vực khác với yêu cầu về việc giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực hay cần trao đổi thông tin thông qua hình ảnh, âm thanh…
Tùy thuộc vào từng nhu cầu sử dụng và khả năng tài chính của doanh nghiệp để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất, tối ưu nhất. Thường thì hệ thống phần mềm sẽ có mức chi phí thấp hơn nhiều so với phần cứng, nhưng chất lượng thì không thể nào bằng phần cứng được.