Giải pháp xếp hàng tự động QMS

Giải pháp xếp hàng tự động QMS (Queue Managenment Sytems) Hiện nay việc giao dịch tại các ngân hàng, nơi thu tiền điện, phòng công chứng, trường học, bệnh viện, phòng khám bệnh là một nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên số lượng khách hàng tại những nơi này thường rất đông nên khi đến để yêu cầu một số dịch vụ thường xuyên xảy ra tình trạng chờ đợi quá lâu, không trật tự. Điều này gây nhiều phiền phức đến khách hàng và khó khăn cho các đơn vị, làm giảm hiệu quả và chất lượng kinh doanh.
Nhằm đáp ứng nhu cầu trên, chúng tôi thiết kế Giải pháp xếp hàng tự động QMS (Queue Managenment Sytems) với ứng dụng của công nghệ thông tin và tự động hóa là một giải pháp hiệu quả, văn minh đối với các đơn vị kinh doanh. Nhờ hệ thống mà thời gian chờ đợi của khách hàng sẽ giảm xuống, tạo sự thuận lợi cho việc giao dịch diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, trật tự công bắng và chính xác. Từ đó tạo sự thoải mái, an tâm cho khách hàng đồng thời thể hiện cung cách phục vụ chuyên nghiệp, văn minh và có trách nhiệm của đơn vị.
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống xếp hàng tự động QMS có thiết kế mở. Cho phép thiết lập các mô hình hàng đợi từ đơn giản đến phức tạp, tùy thuộc quy trình nghiệp vụ của từng đơn vị sử dụng, một cách nhanh chóng tạo sự thuận lợi và tính hiệu quả cao nhất cho khách hàng và đơn vị. 

Sơ đồ nguyên lý

Kết quả hình ảnh cho he thong xep hang tu dong

Cách thức giao dịch sử dụng hệ thống QMS

  • Khách hàng vào, tự lấy số thứ tự tại máy in phiếu, sau đó ngồi chờ cho đến khi được gọi.
  • Giao dịch viên chỉ cần nhấn phím trên bàn phím gọi số, lúc đó số thứ tự của khách hàng sẽ hiện ra trên.
  • Bảng điện tử, đồng thời hệ thống sẽ phát ra giọng đọc mời khách hàng đến giao dịch tại nhân viên giao dịch đó.

                                                                            

Quy trình làm việc với Hệ thống xếp hàng tự động – QMS

  • Bước 1: Lấy (đăng ký) số thứ tự

Tất cả khách hàng đến giao dịch sẽ tới lấy 1 phiếu thứ tự,

  • Bước 2: Khách hàng chờ gọi số

Sau đó khách hàng ngồi xếp hàng chờ đợi trước quầy tiếp nhận.

  • Bước 3: Gọi một khách hàng vào phục vụ

Khi có một quầy trống, nhân viên của quầy đó sẽ nhấn nútgọi số tiếp theo trên bàn phím. Bảng điện tử hiển thị chính, bảng điện tử hiện thị ở cửa  phòng sẽ chớp nháy để thu hút sự chú ý của khách hàng đồng thời hệ thống âm thanh sẽ tự động gọi “mời khách hàng số …. đến phòng số …Sau 10-20 giây, nếu chưa có khách hàng bước tới nhân viên sẽ nhấn nút gọi lại “Recall”, sau vài lần “Gọi lại”  mà vẫn không có khách hàng nào thì nhân viên bấm nút “Back” để đưa số thứ tự đó về cuối hàng đợi và sẽ được gọi lại sau, sau đó nhân viên sẽ bấm nút gọi số tiếp theo “Next”.

Bước 4: Phục vụ khách hàng

  • Khách hàng có số thứ tự tiếp đang được hiển thị trên bảng điện tử sẽ bước tới đúng quầy đang gọi để được nhân viên phục vụ . Khi khách hàng bước vào, nhân viên sẽ kiểm tra số thứ tự của khách hàng hợp lệ và phục vụ cho khách hàng.

Bước 5: (Tùy chọn) Chuyển số thứ tự tới nơi tiếp theo

  • Khách hàng có thể được chuyển tiếp từ quầy này sang quầy khác mà không cần lấy lại số thứ tự. Có 2 hình thức chuyển một số thứ tự: theo quy trình đã định sẵn của hệ thống, nhân viên không cần thao tác gì phức tạp (giải pháp CHUỖI CỐ ĐỊNH) hoặc theo quy trình không xác định trước mà phụ thuộc vào kết quả giao dịch của các quầy trước đó (giải pháp CHUỐI ĐỘNG)
Hình ảnh thực tế 
 
 
Sơ đồ cấu tạo cơ bản của một hệ thống xếp hàng tự động – QMS 
  • Hệ thống lấy số thứ tự và gọi số 1 cách tự động
  • Phát ra âm thanh gọi số ( khách hàng có thể tự cài đặt và ghi âm giọng đọc..)
  • Có thể cài đặt nhiều dịch vụ cho máy in số thứ tự
  • Hệ thống có khả năng mở rộng 256 counter, 20 dịch vụ, 100 máy in, 250 màn hình chính.
  • Người quản lý có thể theo dõi thông tin của quầy giao dịch trên bất kỳ 1 máy tinh nào trong mạng nội bộ.
  • Một quầy có thể phục vụ nhiều dịch vụ, 1 dịch vụ có thể được phục vụ tại nhiều quầy
  • Người quản lý có thể thay đổi dễ dàng nội dung, hình ảnh, kích thước vé… trên vé in số thứ tự
  • Trên vé in số thứ tự có thể in thêm các thông tin: ngày giờ, logo, hình ảnh, dịch vụ, các quầy sẽ phục vụ
  • Dịch vụ đó, số khách đang chờ, dang phục vụ đến vé nào…. Và nhiều thông tin khác.
  • Tự động lưu số liệu hiện tại khi cúp điện,
  • Màn hình phụ có thể hiển thị câu thông báo khác nhau do người sử dụng tự soạn thảo (khi hệ thống sử dụng Led matrix)
  • Repeat lập lại số hiện tại
  • Gọi một số bất kỳ theo dạng phục vụ VIP
  • Chuyển dịch vụ giữa các quầy
  • Giới hạn số lượng giao dịch nếu cần
  • Cung cấp các báo cáo thống kê theo ngày, tháng… về kết quả giao dịch, lượng khách hàng…
  • Khắc phục tình trạng khách hàng tập trung, chen lấn, hỏi chen ngang tại các quầy giao dịch, bàn làm việc của nhân viên .
  • Đảm bảo được thứ tự ưu tiên giao dịch của khách hàng tại các quầy có cùng nghiệp vụ.
  • Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và đơn vị.
  • Đáp ứng tốt, hợp lý và nhanh chóng khi có sự đột biến về số lượng khách hàng đến giao dịch.
  • Nâng cao năng suất, chất lượng, cung cách làm việc của nhân viên.
  • Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá được năng lực của nhân viên, lập kế họach phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp với số lượng người giao dịch.
  • Tạo cảm giác an toàn, hài lòng và tin cậy cho khách hàng.
  • Khách hàng cảm thấy mình được phục vụ chu đáo, tốt hơn và được trân trọng hơn tương xứng với châm ngôn “Khách hàng là thượng đế”
  • Tạo không gian giao dịch lịch sự, văn minh thể hiện cung cách phục vụ hướng đến khách hàng  của đơn vị.
CÁC THIẾT BỊ & TÍNH NĂNG TỪNG THIẾT BỊ TRONG HỆ THỐNG
  •  Bàn phím gọi số, đặt tại quầy – Counter

Kết quả hình ảnh cho bàn phím xếp hàng tự động

  •  Màn hình hiển thị tại quầy – Subdisplay:
  
 
 
-Hiển thị bằng Led ma trận điểm.
-Hiển thị số thứ tự đang phục vụ, nhấp nháy
– Có khả năng hiển thị chữ khi cần thiết bằng tiếng Anh   hoặc tiếng Việt có dấu
-Có thể hiển thị 3, 4 hoặc 6 chữ số
– Có tính năng báo hiệu gây sự chú ý khi chuyển sang   giao dịch mới
– Có khả năng thay đổi phông chữ,cỡ chữ khác nhau
– Giao tiếp RS485, truyền xa tới 1000m
– Nguồn nuôi: 12V, 200mA
– Kích thước: 233 x 91 x 30mm (Dài x Rộng x Cao
– Vỏ hộp: Nhựa đúc hộp màu tùy chọn thêm như Inox 304 hoặc sắt sơn tĩnh điện
  • Màn hình chính đặt tại các sảnh đợi – Maindisplay
Maindisplay hiển thị 2 dòng
Maindisplay tiêu chuẩn
 
Có nhiều model để chọn lựa, hiển thị từ 1 đến 20 dòng:
     Maindisplay 2 dòng:
           –  Kích thước khung: 300 x 500mm
         –  Gồm led matrix ở 2 dòng hiển thị số thứ tự, số quầy, mũi tên chỉ hướng đi.
         –    Màn hình sẽ nhấp nháy khi vừa gọi số.
         –    Có khà năng hiển thị câu thông tin
      Maindisplay tiêu chuẩn:
        –    Hiển thị số 03 lượt giao dịch gần nhất bằng Led ma trận  điểm: Số thứ tự (04 số), số quầy (02 số), mũi tên chỉ hướng đi (04 hướng: Trái, Phải, Trên, Dưới).
        –    Tích hợp các hiệu ứng đẹp mắt khi chuyển sang số thứ tự mới.
        –    Có khả năng thay đổi phông chữ,cỡ chữ khác nhau
        –    Có khả năng hiển thị câu thông tin
        –    Gồm 6 leds ma trận, kích thước mỗi led: 60x60mm (Dài x Rộng) cho mỗi dòng.
        –      Kích thước mỗi điểm: 5mm. Khoảng cách giữa 2 điểm tính từ tâm: 8mm
        –     Giao tiếp RS485, truyền xa tới 1000m
        –     Nguồn nuôi: 5V, 600mA
        –     Kích thước: 500 x 430 x 30mm (Dài x Rộng x Cao)

–     Vỏ hộp: Sắt sơn tĩnh điện màu đen xám.

  • Bảng hiển thị chính dùng phần mềm hiển thị lên LCD
 Sử dụng TV LCD làm màn hiển thị chính Bộ thiết bị bao gồm:
–    TV LCD, chia tín hiệu TV, module phần mềm hiển  thị trên TV LCD: LCD-CDU
–    Cho phép hiển thị video clip, hình ảnh các loại định dạng jpg, gif, png, bmp, pcx…
–   Tiêu chuẩn gồm 4 vùng hiển thị: Số phiếu, số quầy; Video quảng cáo, tuyên truyền; Bảng giá; Câu thông báo….
–    Cho phép tùy chọn ẩn/hiện các vùng hiển thị này
–    Cho phép tùy chọn số dòng số phiếu, số quầy cho phù hợp với số lượng quầy giao dịch của hệ thống.
–    Phát âm thanh mời khách hàng đến quầy giao dịch
–    Tùy chỉnh theo yêu cầu của Khách hàng.
  • Máy KIOSK và bàn phím lấy số – Ticket Printer 

                                 

Kết quả hình ảnh cho máy lấy số tự động
                  Model 1
Model 2
Model 3
Kết quả hình ảnh cho máy lấy số tự động
Model 4
Hình ảnh có liên quan
Model 5 (nút cảm ứng)
Kết quả hình ảnh cho máy lấy số tự động
Hình ảnh có liên quan
Hình ảnh có liên quan
   –    Sử dụng máy in nhiệt SamSung và Epson
   –   Hình thức và nội dung bàn phím lấy số được thiết kế theo yêu cầu khách hàng.
   –    Có khả năng mở rộng 20 dịch vụ
   –    Có tích hợp bộ điều khiển trung tâm in phiếu theo thứ tự.
   –    Thiết kế mẫu phiếu in dễ dàng, nhỏ gọn
   –    Thiết kế mẫu logo cho phiếu in.
   –     In phiếu theo series cho từng loại dịch vụ.
   –   Với chức năng giới hạn thời gian in phiếu, giới hạn số phiếu cho phép người sử dụng dễ dàng kiểm soát lượng phiếu in.
    –      Tốc độ in phiếu tức thì (01s/1vé), dao cắt tự động

–       Báo hiệu sắp hết giấy in, đang in vé.

Mẫu phiếu in của bệnh viện Từ Dũ
  • Màn hình lấy vé bằng cảm ứng – Touch Screen

         

Kết quả hình ảnh cho máy lấy số tự động
Hình ảnh có liên quan
Hình ảnh có liên quan
 
  • Bộ điều khiển trung tâm ( Hub) Center Control
–     Kết nối các thiết bị của hệ thống với máy vi tính, phân chia tín hiệu điều khiển từ bộ vi xử lý
–     Có 12 cổng kết nối cho các thiết bị và liên kết dữ liệu
–     Có đèn LED hiển thị trạng thái hoạt động
–     Gửi và nhận dữ liệu thông qua cổng RS232 hoặc USB
–     Một hộp điều khiển cho phép kết nối tối đa 256 thiết bị.
–     Cho phép kết nối nhiều hộp điều khiển để có được hệ thống lớn hơn.
–      Giao tiếp RS485, tốc độ truyền dữ liệu cao, truyền xa tới 1000m
–      Nguồn 5V, 200mA
–      Kích thước: 190x80x26mm
–      Vỏ hộp: Sắt sơn tĩnh điện, màu đen nhám
Đặt biệt:
– Sử dụng nguồn tập trung 10A cho toàn bộ hệ thống
– Không sử dụng adapter riêng lẻ (vì không an toàn)
– Dùng dây tín hiệu UTP cho tín hiệu và nguồn đến các thiết bị khác từ bộ điều khiển trung tâm này
– Cho phép đi nối tiếp 01 port cho toàn hệ thống hoặc dùng các port riêng lẻ cho mỗi quầy.
– Có tín hiệu đèn nhấp nhái trang thái xanh/đỏ để biết thiết bị hoạt động hay ngừng mà dễ theo dõi sửa chữa trong hệ thống
– Mở rộng cho nhiều Hub trung tâm
  • Hệ thống âm thanh – Speaker 
–        Có khả năng lập trình để phát ra âm thanh (tự động đọc số vé) của nhiều ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh.
–        Giọng đọc chuẩn, rõ ràng, thân thiện với người nghe.
–       Tích hợp âm thanh chuông báo khi gọi khách hàng
 –       Dễ dàng chọn mẫu âm thanh hoặc thâu âm lại cho hệ thống.
 –       Cho phép cài đặt các câu thông báo với khách hàng theo thời gian định trước.
–        Có thể tùy chọn nhiều kiểu dáng phù hợp với văn phòng giao dịch.

–        Có amply độc lập để tùy chỉnh âm thanh.

  • Thiết bị đánh giá chất lượng phục vụ – Vote keyboard

  • Phần mềm điều khiển – Software QMS

Trang bị hệ thống xếp hàng tự động giúp công ty bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cung cách phục vụ, tăng hiệu quả công việc, giảm chi phí điều hành và giúp cho khách hàng của bạn có đưọc sự hài lòng cần thiết, đồng thời giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được chất lượng dịch vụ, năng lượng phục vụ của nhân viên.

091.6789.618