Giải pháp xếp hàng tự động | QMS | Queue Managenment Sytems Hiện nay việc giao dịch tại các ngân hàng, nơi thu tiền điện, phòng công chứng, trường học, bệnh viện, phòng khám bệnh là một nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên số lượng khách hàng tại những nơi này thường rất đông nên khi đến để yêu cầu một số dịch vụ thường xuyên xảy ra tình trạng chờ đợi quá lâu, không trật tự. Điều này gây nhiều phiền phức đến khách hàng và khó khăn cho các đơn vị, làm giảm hiệu quả và chất lượng kinh doanh.
Nhằm đáp ứng nhu cầu trên, chúng tôi thiết kế Giải pháp xếp hàng tự động QMS (Queue Managenment Sytems) với ứng dụng của công nghệ thông tin và tự động hóa là một giải pháp hiệu quả, văn minh đối với các đơn vị kinh doanh. Nhờ hệ thống mà thời gian chờ đợi của khách hàng sẽ giảm xuống, tạo sự thuận lợi cho việc giao dịch diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, trật tự công bằng và chính xác. Từ đó tạo sự thoải mái, an tâm cho khách hàng đồng thời thể hiện cung cách phục vụ chuyên nghiệp, văn minh và có trách nhiệm của đơn vị.
Sơ đồ cấu tạo | Chức năng và quy trình của hệ thống QMS
Cơ bản hệ thống sẽ cần một số thành phần sau:
1. Máy Kiosk in cấp số thứ tự: Kích thước 15, 17, 22 hoặc 24 inch tùy quy mô.
2. Phần mềm quản lý xếp hàng trung tâm: Là phần mềm quản lý toàn bộ các hoạt động xếp hàng trong hệ thống.
3. Phần mềm gọi số (hoặc bộ gọi số cảm ứng) tại quầy: Là phần mềm để thực hiện gọi số tại các quầy giao dịch.
4. Bộ loa + Amply: Có thể dùng loa và amply tích hợp hoặc loa và amply rời.
Tùy chọn thêm:
5. Màn hình hiển thị tại quầy: Là các màn hình LCD đa thông tin – Hoặc bảng LED hiển thị số thứ tự đơn giản tại quầy.
6. Màn hình hiển thị LCD trung tâm (tivi): Là màn hình treo trung tâm hiển thị toàn bộ tình trạng hệ thống xếp hàng.
7. Máy đánh giá hài lòng cảm ứng: Là các thiết bị màn hình cảm ứng để đánh giá hài lòng các giao dịch tại quầy.
Cách thức giao dịch sử dụng hệ thống QMS
- Khách hàng vào, tự lấy số thứ tự tại máy in phiếu, sau đó ngồi chờ cho đến khi được gọi.
- Giao dịch viên chỉ cần nhấn phím trên bàn phím gọi số, lúc đó số thứ tự của khách hàng sẽ hiện ra trên.
- Bảng điện tử, đồng thời hệ thống sẽ phát ra giọng đọc mời khách hàng đến giao dịch tại nhân viên giao dịch đó.
Quy trình làm việc với Hệ thống xếp hàng tự động – QMS
- Bước 1: Lấy (đăng ký) số thứ tự
Tất cả khách hàng đến giao dịch sẽ tới lấy 1 phiếu thứ tự,
- Bước 2: Khách hàng chờ gọi số
Sau đó khách hàng ngồi xếp hàng chờ đợi trước quầy tiếp nhận.
- Bước 3: Gọi một khách hàng vào phục vụ
Khi có một quầy trống, nhân viên của quầy đó sẽ nhấn nút gọi số tiếp theo trên bàn phím. Bảng điện tử hiển thị chính, bảng điện tử hiện thị ở cửa phòng sẽ chớp nháy để thu hút sự chú ý của khách hàng đồng thời hệ thống âm thanh sẽ tự động gọi “Mời khách hàng số …. đến phòng số …” Sau 10-20 giây, nếu chưa có khách hàng bước tới nhân viên sẽ nhấn nút gọi lại “Recall”, sau vài lần “Gọi lại” mà vẫn không có khách hàng nào thì nhân viên bấm nút “Back” để đưa số thứ tự đó về cuối hàng đợi và sẽ được gọi lại sau, sau đó nhân viên sẽ bấm nút gọi số tiếp theo “Next”.
Bước 4: Phục vụ khách hàng
- Khách hàng có số thứ tự tiếp đang được hiển thị trên bảng điện tử sẽ bước tới đúng quầy đang gọi để được nhân viên phục vụ . Khi khách hàng bước vào, nhân viên sẽ kiểm tra số thứ tự của khách hàng hợp lệ và phục vụ cho khách hàng.
Bước 5: (Tùy chọn) Chuyển số thứ tự tới nơi tiếp theo
- Khách hàng có thể được chuyển tiếp từ quầy này sang quầy khác mà không cần lấy lại số thứ tự. Có 2 hình thức chuyển một số thứ tự: theo quy trình đã định sẵn của hệ thống, nhân viên không cần thao tác gì phức tạp (giải pháp CHUỖI CỐ ĐỊNH) hoặc theo quy trình không xác định trước mà phụ thuộc vào kết quả giao dịch của các quầy trước đó (giải pháp CHUỐI ĐỘNG).
Hình ảnh thực tế
Cách thức hoạt động hệ QMS
- Hệ thống lấy số thứ tự và gọi số một cách tự động
- Phát ra âm thanh gọi số ( khách hàng có thể tự cài đặt và ghi âm giọng đọc..)
- Có thể cài đặt nhiều dịch vụ cho máy in số thứ tự
- Hệ thống có khả năng mở rộng 256 counter, 20 dịch vụ, 100 máy in, 250 màn hình chính.
- Người quản lý có thể theo dõi thông tin của quầy giao dịch trên bất kỳ 1 máy tinh nào trong mạng nội bộ.
- Một quầy có thể phục vụ nhiều dịch vụ, 1 dịch vụ có thể được phục vụ tại nhiều quầy
- Người quản lý có thể thay đổi dễ dàng nội dung, hình ảnh, kích thước vé… trên vé in số thứ tự
- Trên vé in số thứ tự có thể in thêm các thông tin: ngày giờ, logo, hình ảnh, dịch vụ, các quầy sẽ phục vụ
- Dịch vụ đó, số khách đang chờ, dang phục vụ đến vé nào….Và nhiều thông tin khác.
- Tự động lưu số liệu hiện tại khi cúp điện,
- Màn hình phụ có thể hiển thị câu thông báo khác nhau do người sử dụng tự soạn thảo (khi hệ thống sử dụng Led matrix)
- Repeat lập lại số hiện tại
- Gọi một số bất kỳ theo dạng phục vụ VIP
- Chuyển dịch vụ giữa các quầy
- Giới hạn số lượng giao dịch nếu cần
- Cung cấp các báo cáo thống kê theo ngày, tháng… về kết quả giao dịch, lượng khách hàng…
- Khắc phục tình trạng khách hàng tập trung, chen lấn, hỏi chen ngang tại các quầy giao dịch, bàn làm việc của nhân viên .
- Đảm bảo được thứ tự ưu tiên giao dịch của khách hàng tại các quầy có cùng nghiệp vụ.
- Tiết kiệm thời gian cho khách hàng và đơn vị.
- Đáp ứng tốt, hợp lý và nhanh chóng khi có sự đột biến về số lượng khách hàng đến giao dịch.
- Nâng cao năng suất, chất lượng, cung cách làm việc của nhân viên.
- Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá được năng lực của nhân viên, lập kế họach phát triển bộ phận giao dịch cho phù hợp với số lượng người giao dịch.
- Tạo cảm giác an toàn, hài lòng và tin cậy cho khách hàng.
- Khách hàng cảm thấy mình được phục vụ chu đáo, tốt hơn và được trân trọng hơn tương xứng với châm ngôn “Khách hàng là thượng đế”
- Tạo không gian giao dịch lịch sự, văn minh thể hiện cung cách phục vụ hướng đến khách hàng của đơn vị.
- Giải pháp xếp hàng tự động QMS giúp Quý Công ty thể hiện sự chuyên nghiệp trong cung cách phục vụ, tăng hiệu quả công việc, giảm chi phí điều hành và giúp cho khách hàng của bạn có đưọc sự hài lòng cần thiết, đồng thời giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được chất lượng dịch vụ, năng lượng phục vụ của nhân viên.